El reglamento de facturación es una de las normativas clave para cualquier empresa que emite facturas en España. Cumplirlo no solo es una obligación legal, sino una garantía de transparencia, trazabilidad y control sobre las operaciones comerciales.
Especialmente para negocios en fase de crecimiento, entender esta normativa puede parecer complicado. Pero dominarla es esencial para evitar sanciones, optimizar los procesos internos y reforzar la seguridad jurídica.
En esta guía explicamos de forma clara y práctica en qué consiste el reglamento, a quién aplica, cuáles son los requisitos y tipos de factura, los plazos que deben respetarse, las consecuencias del incumplimiento y las herramientas recomendadas para cumplirlo.
¿Qué es el reglamento de facturación?
El reglamento de facturación es un conjunto de normas que regulan cómo deben emitirse, conservarse y presentarse las facturas en España. Su objetivo principal es asegurar la transparencia de las operaciones económicas y su correcta documentación a efectos fiscales.
Está recogido en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, y forma parte del marco legal del IVA. Desde su entrada en vigor, ha ido evolucionando para adaptarse a la digitalización y a las nuevas tecnologías en facturación.
¿Qué regula exactamente?
- El contenido mínimo que debe incluir una factura.
- Los tipos de factura: completa, simplificada y rectificativa.
- Los plazos de emisión y conservación.
- Las obligaciones tanto del emisor como del receptor.
- Reglas sobre autofacturación y facturación delegada a terceros.
Objetivos y función de la normativa de facturación
Más allá del cumplimiento fiscal, el reglamento de facturación busca fortalecer el control económico y combatir el fraude tributario. También tiene un papel clave en la modernización de las empresas.
Objetivos principales:
- Asegurar que las operaciones sean reales y bien documentadas.
- Mejorar la recaudación del IVA.
- Homogeneizar los criterios contables a nivel nacional.
- Impulsar la digitalización y eficiencia de los procesos administrativos.
En la práctica, establece un marco claro para todas las empresas. Cumplirlo permite emitir facturas válidas, prevenir errores y reducir riesgos legales o fiscales.
¿A qué empresas se aplica el reglamento de facturación?
El reglamento es obligatorio para todas las entidades con sede o establecimiento en España que realicen operaciones sujetas al IVA.
Obligados a cumplir:
- Sociedades mercantiles (S.L., S.A., cooperativas…).
- Establecimientos permanentes de empresas extranjeras.
- Entidades sin ánimo de lucro si realizan actividades económicas.
- Empresas de cualquier sector: industrial, comercial, servicios…
Casos especiales:
- Empresas con operaciones internacionales deben cumplir este reglamento y adaptarse también a normativa intracomunitaria o de exportación.
- Regímenes especiales de IVA pueden tener condiciones particulares, pero no eximen del cumplimiento del reglamento general.
Requisitos que debe cumplir una factura legal
Una factura debe contener todos los elementos definidos por el reglamento. La omisión de alguno puede invalidarla fiscalmente.
Contenido obligatorio:
- Datos completos del emisor y del receptor (nombre, NIF, dirección fiscal).
- Número de factura correlativo y sin saltos.
- Fecha de emisión y, si es distinta, la de la operación.
- Descripción detallada de los bienes o servicios.
- Base imponible, tipo de IVA y cuota desglosada.
- Importe total.
- Mención de exenciones o retenciones, si aplica.
Otros requisitos:
- Las facturas rectificativas deben indicarlo claramente.
- En operaciones internacionales o con IRPF, se exigen menciones específicas adicionales.
Tipos de facturas según la normativa
El reglamento define tres tipos de factura, cada una con requisitos específicos.
Factura completa o ordinaria
La más habitual. Incluye todos los datos exigidos por la normativa. Se usa en operaciones entre empresas o cuando se supera el importe permitido para facturas simplificadas.
Factura simplificada
Sustituye a los antiguos tickets. Se permite en operaciones de ≤400€ o en sectores como hostelería, transporte o comercio minorista. No necesita los datos del cliente salvo que este lo pida.
Factura rectificativa
Se emite para corregir errores en una factura anterior. Debe incluir referencia a la factura original y el motivo de la rectificación.
Plazos de emisión y conservación de facturas
El reglamento fija tiempos concretos que deben cumplirse.
Plazos de emisión:
- Operaciones generales: hasta el día 16 del mes siguiente.
- Entregas intracomunitarias: también hasta el día 16 del mes posterior.
- Facturas emitidas por el cliente o un tercero: dentro de los 5 días siguientes.
Plazos de conservación:
- 6 años para todas las facturas emitidas y recibidas.
- Puede alargarse a 10 años en sectores regulados o con obligación de conservar libros contables durante más tiempo.
- Las facturas deben guardarse de forma accesible y segura, ya sea en formato papel o digital.
Consecuencias y sanciones por incumplimiento
Ignorar el reglamento puede suponer sanciones importantes y pérdida de derechos fiscales.
Multas habituales:
- Por no emitir factura: hasta el 1% del total de la operación.
- Por errores o datos incompletos: desde 150 € por documento.
- Por no conservar facturas: desde 300 € por unidad, hasta 60.000 €.
- Por usar software no homologado: riesgo de sanciones adicionales si incumple la Ley Antifraude.
Hacienda también puede anular la deducción del IVA si detecta fallos en la facturación.
Cómo cumplir el reglamento: consejos prácticos para empresas
Cumplir esta normativa no es difícil si se tiene un sistema claro y actualizado.
Recomendaciones clave:
- Verifica que tu software esté al día y cumpla con todos los requisitos.
- Forma a tu equipo en los aspectos básicos del reglamento.
- Define series numéricas claras y diferenciadas si es necesario.
- Digitaliza y organiza todas tus facturas.
- Supervisa regularmente las facturas emitidas y recibidas.
- Mantente al día con las actualizaciones legales que puedan afectar a la facturación.
Herramientas y software de facturación empresarial
La mejor forma de garantizar el cumplimiento es usar un software de facturación adaptado a la normativa.
Un buen software debe ofrecer:
- Emisión automática de facturas legales.
- Control de series y numeración.
- Gestión de IVA, IRPF, retenciones y bases imponibles.
- Archivo seguro durante al menos 6 años.
- Exportación de datos para Hacienda o auditorías.
- Actualizaciones constantes conforme a cambios legales.
Existen muchas opciones en el mercado: desde ERPs hasta soluciones específicas de facturación. Elegir la adecuada reduce riesgos y mejora la eficiencia operativa.
Conclusión
El reglamento de facturación es mucho más que una obligación fiscal: es una herramienta esencial para gestionar correctamente las operaciones de tu empresa.
Cumplirlo garantiza seguridad jurídica, facilita la relación con Hacienda y mejora la organización interna. No adaptarse supone un riesgo innecesario que puede tener graves consecuencias económicas.
Con información clara, software adecuado y procesos bien definidos, tu empresa puede facturar de forma segura, eficiente y 100% legal.
