La transformación digital avanza firme y alcanza uno de los pilares clave de la gestión empresarial: la facturación. Con la nueva legislación, la facturación electrónica será obligatoria para empresas y autónomos en España, marcando un antes y un después en la forma de emitir y gestionar facturas.
Esta medida forma parte de la Ley Crea y Crece, diseñada para impulsar la competitividad empresarial, reducir la morosidad y fomentar la digitalización. Aquí te detallamos qué implica esta obligación, a quién afecta, cuáles son las fechas clave y, sobre todo, cómo prepararte para cumplir con la normativa sin complicaciones.
¿Qué es la facturación electrónica y por qué es obligatoria?
La facturación electrónica permite emitir, enviar y almacenar facturas en formato digital con plena validez legal. Es un sistema más eficiente, automatizado y transparente, que optimiza el proceso y garantiza un mayor control fiscal.
De lo voluntario a lo normativo: cómo hemos llegado hasta aquí
Hasta ahora, usar factura electrónica era opcional para la mayoría de empresas. Desde 2015, sólo era obligatoria en operaciones con la Administración Pública (vía plataforma FACe). Con la Ley 18/2022, se amplía al ámbito privado entre empresas y autónomos, avanzando hacia una digitalización empresarial completa.
Objetivos de la Ley Crea y Crece
- Reducir la morosidad comercial con facturas registradas y trazables.
- Impulsar la digitalización, sobre todo en PYMES y autónomos.
- Facilitar el acceso a financiación al mejorar la evaluación de pagos.
- Aumentar la transparencia fiscal y el control del fraude.
¿A quién afecta esta nueva obligación?
La facturación electrónica obligatoria afecta a todas las empresas y autónomos que emitan facturas en España, sin importar el sector. Sin embargo, su aplicación se adapta según el tamaño de la empresa y su volumen de facturación anual.
PYMES y grandes empresas: diferencias en la aplicación
La normativa establece un cronograma escalonado para que empresas de todos los tamaños puedan adaptarse:
- Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: serán las primeras obligadas a implantar la factura electrónica en todas sus relaciones comerciales con otras empresas o autónomos.
- Resto de empresas y autónomos: contarán con un plazo mayor para adaptarse, pero también deberán cumplir con la normativa.
La ley no establece diferencias en cuanto al tipo de sociedad (SL, SA, autónomo), sino que se basa en el volumen de operaciones anuales, lo cual hace más equitativa su aplicación.
La obligación aplica a todas las empresas y autónomos que emitan facturas en España, sin importar el sector. Solo se excluyen las operaciones con consumidores finales (B2C), salvo si son con la Administración Pública.
¿Están todos los sectores incluidos?
Sí. La obligación aplica independientemente del sector económico en el que opere la empresa. Desde servicios profesionales hasta comercio, pasando por industria, agricultura o construcción: todas las actividades empresariales están incluidas, siempre que se emitan facturas a otras empresas o profesionales.
No obstante, quedan fuera las relaciones con consumidores finales (B2C), en las que todavía no será obligatorio emitir factura electrónica, salvo que se realicen operaciones con la Administración Pública.
¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria? Fechas clave
La entrada en vigor será progresiva, con plazos diseñados para permitir una correcta implementación. Las fechas clave están directamente vinculadas al volumen de facturación.
Cronograma según facturación anual
- Empresas con facturación > 8 millones €: deberán comenzar a emitir factura electrónica a los 12 meses de la publicación del reglamento técnico (aún pendiente de publicación definitiva). Esto podría situarse a partir de mediados o finales de 2025, si se publica en 2024.
- Empresas con facturación ≤ 8 millones €: contarán con 24 meses desde la publicación del reglamento técnico, lo que les da margen hasta finales de 2026, aproximadamente.
Estas fechas se consideran a partir de la publicación del reglamento técnico, que detallará los requisitos exactos y especificaciones formales. Hasta el momento, este reglamento está en fase de borrador.
¿Habrá prórrogas o excepciones?
Aunque actualmente no se contemplan prórrogas oficiales, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital podría establecer ajustes según el avance del reglamento. También es posible que existan periodos transitorios o excepciones técnicas para sectores específicos con dificultades particulares de adaptación.
Requisitos técnicos y plataformas oficiales
FACeB2B
FACeB2B es la plataforma electrónica habilitada por el Ministerio de Hacienda para la remisión de facturas entre empresas privadas. Funciona como un buzón centralizado donde las empresas pueden enviar, recibir y validar facturas electrónicas con plenas garantías legales.
- Basado en formato Facturae (XML).
- Permite envío, recepción y validación de facturas.
- Obligatorio para operaciones con sector público, recomendable en B2B privado.
FACeB2B no es la única vía, pero sí es la referencia oficial para asegurar compatibilidad legal con los requisitos de la Ley.
¿Qué software de facturación es compatible con la nueva normativa?
Las empresas deberán asegurarse de utilizar software de facturación electrónica homologado, es decir, que:
- Genere facturas en formato estructurado (generalmente XML Facturae o UBL).
- Incluya firma digital para validar la autenticidad del documento.
- Permita su remisión a plataformas como FACeB2B o a los sistemas internos de clientes.
Cómo prepararse para cumplir la ley
Adaptarse con tiempo es clave:
- Revisa tu sistema actual: ¿genera facturas estructuradas? ¿Incluye firma digital? ¿Se conecta a FACeB2B?
- Si no, inicia la migración a un software compatible.
- Forma al equipo administrativo y contable.
- Consulta recursos como guías, webinars y asesorías ofrecidas por entidades oficiales y proveedores.
Beneficios de la facturación electrónica
Aunque es una imposición legal, trae ventajas:
- Acelera los ciclos de cobro.
- Mejora la imagen empresarial frente a socios, proveedores y clientes.
- Permite integrarse con plataformas de financiación, factoring o cobro anticipado.
- Menos errores humanos en la emisión.
- Validaciones automáticas de datos.
- Integración directa con la contabilidad y los sistemas ERP.
Retos para las empresas
No todas las empresas viven este cambio con entusiasmo. Para muchas, supone un desafío logístico y económico, especialmente si operan con recursos limitados.
Costes iniciales y barreras tecnológicas
- Inversión en nuevo software o actualización de sistemas existentes.
- Formación del equipo.
- Integración con clientes o proveedores que aún no están preparados.
Estos costes, aunque puntuales, pueden generar fricción inicial, especialmente en pequeñas empresas. No obstante, se trata de una inversión a futuro que mejora la eficiencia global.
Desinformación y falta de preparación
El principal riesgo es la falta de conocimiento normativo. Muchas empresas aún no han sido informadas correctamente sobre las fechas, requisitos o herramientas necesarias.
Por eso, es clave mantenerse actualizado a través de fuentes oficiales, consultores especializados o partners tecnológicos como Overlay, que ofrecen soluciones adaptadas al perfil de cada empresa.
Conclusión
La facturación electrónica obligatoria es mucho más que un requisito técnico: es una transformación profunda que moderniza la relación entre empresas. Las organizaciones que se anticipen y se preparen no solo cumplirán la ley, sino que reforzarán su competitividad.
En Overlay hemos adaptado nuestros programas y ERP para que cumpla la normativa. ¡Pregúntanos sin compromiso!
